Trombinoscope d'entreprise : est-ce obligatoire ? (CNIL)

Un mardi matin, en visioconférence, trois personnes et un désaccord. La communication veut une page équipe avec des visages, parce qu’un cabinet sans visages ne rassure personne. Les ressources humaines rappellent qu’un collaborateur a écrit noir sur blanc qu’il refusait d’y figurer. Et quelqu’un finit par poser la question qui bloque tout : « de toute façon, est-ce que c’est obligatoire ou pas ? »

La question est mal posée, mais elle est utile, parce qu’elle mélange deux choses très différentes. D’un côté, les registres que l’employeur doit légalement tenir. De l’autre, les outils qu’il choisit de se donner pour fonctionner : intranet, organigramme, page équipe, annuaire.

Séparer les deux prend cinq minutes et évite des mois de malentendus. Voici ce que les textes imposent vraiment, ce que la CNIL en dit, et comment s’organiser pour que la question ne revienne pas à chaque arrivée.

Ce que la loi oblige réellement à tenir

Commençons par le seul document que l’employeur n’a pas le choix de constituer : le registre unique du personnel. Le Code du travail numérique, publié par le ministère du Travail, en détaille le contenu. On y inscrit l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les éléments relatifs au contrat de travail. Les mentions y sont conservées pendant cinq ans à compter du départ de l’établissement, et aucune forme particulière n’est imposée à l’employeur.

Nulle part il n’est question de photographie. Le registre identifie des personnes par leur état civil, pas par leur visage.

Autrement dit : le document obligatoire n’est pas un trombinoscope, et le trombinoscope n’est pas un document obligatoire. Ce sont deux objets distincts, nés de deux logiques distinctes. Le premier répond à un contrôle de l’inspection du travail. Le second répond à un besoin interne d’organisation, et personne ne viendra le réclamer.

Les cas où une photo devient nécessaire

Restent des situations particulières, qui n’ont rien à voir avec l’annuaire. Un badge d’accès à un site sensible, une habilitation, une accréditation délivrée par un donneur d’ordre : la photographie découle alors d’une exigence de sécurité propre à cet usage précis, et elle ne vaut autorisation pour rien d’autre. Un portrait fourni pour un badge n’a pas vocation à se retrouver en page d’accueil du site institutionnel.

La CNIL emploie un mot décisif : facultative

C’est la réponse la plus nette que l’on puisse obtenir, et elle tient en un adjectif. Dans ses règles pour la gestion du personnel, la CNIL range parmi les informations utiles à l’organisation du travail la « photographie facultative du salarié/agent pour les annuaires internes et organigrammes ».

Facultative, donc. Un collaborateur peut travailler vingt ans dans une entreprise sans jamais avoir donné son visage à l’intranet, et personne n’aura rien à lui reprocher.

La même page rappelle deux principes qui encadrent l’ensemble des traitements de ressources humaines. Les données sont collectées soit en vertu d’une obligation légale, soit au titre de l’intérêt légitime de l’employeur, et le salarié doit être informé de la base légale retenue. Surtout, aucune information ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été préalablement porté à sa connaissance.

On mesure ici le renversement. La bonne question n’est pas « ai-je le droit d’exiger cette photo ? », mais « ai-je expliqué à quoi elle servira, et pour combien de temps ? ». L’entreprise qui répond précisément à la seconde obtient presque toujours l’accord. Celle qui esquive se retrouve avec des refus qu’elle prend pour de la mauvaise volonté.

Portrait professionnel d'une jeune femme en blazer gris, assise devant un fond neutre, image réalisée pour un annuaire interne d'entreprise

Intranet ou site public : la même règle, deux accords

Beaucoup d’entreprises croient qu’un annuaire interne échappe aux règles, puisqu’il ne sort pas de la maison. C’est faux, et la CNIL le dit sans détour : l’autorisation du salarié est nécessaire pour l’annuaire, « qu’il soit externe ou interne ». Sa fiche sur le sujet rappelle d’ailleurs le principe de base, hérité du droit civil : toute personne dispose sur son image d’un droit exclusif et absolu et peut s’opposer à son utilisation. L’autorisation doit être exprimée très clairement et sans ambiguïté, et la CNIL recommande de la recueillir par écrit, afin de disposer d’une preuve de l’accord et de préciser l’étendue de l’usage.

Même règle, donc, mais deux décisions bien distinctes pour le salarié. Figurer dans la messagerie interne et l’organigramme n’a pas la même portée qu’apparaître sur une page publique, indexée par les moteurs de recherche, consultable par un recruteur concurrent et reprise dans les réponses à appels d’offres.

Le formulaire qui règle la question

D’où une recommandation très pratique, qui désamorce la quasi-totalité des conflits : ne demandez pas un accord, demandez-en plusieurs, sur le même document. Une case pour l’annuaire interne et l’organigramme. Une autre pour la page équipe du site. Une troisième pour les réseaux sociaux de l’entreprise. Une dernière pour les supports commerciaux et les dossiers de candidature.

Le résultat surprend souvent les directions : la plupart des gens cochent presque tout, à condition de pouvoir ne pas cocher la ligne qui les gêne. Un accord global et illimité, lui, se heurte à un refus global.

Pensez enfin à la sortie. Que devient le portrait d’un collaborateur qui quitte l’entreprise, sur l’intranet, sur le site, dans une plaquette déjà imprimée ? Décidée en amont, la question se règle en une ligne. Découverte le jour d’un départ conflictuel, elle devient un dossier. Le détail du cadre organisationnel, lui, est développé dans l’article consacré au portrait d’équipe et à ses usages.

Un consentement libre, quand on est salarié ?

C’est le point le plus délicat, et le moins connu des services communication. Les lignes directrices européennes sur le consentement, publiées par la CNIL, considèrent comme problématique que les employeurs traitent les données de leurs salariés en se fondant sur leur consentement. La raison est simple à comprendre : « il est peu probable qu’un employé soit en mesure de répondre librement à une demande de consentement de la part de son employeur ».

Un consentement arraché dans un rapport de dépendance ne vaut pas grand-chose. Le même document ouvre toutefois une voie, par l’exemple d’une équipe de tournage venue filmer dans des bureaux : le consentement redevient valable dès lors que les salariés peuvent refuser sans pénalité, sans conséquence négative, et qu’une solution équivalente leur est proposée ailleurs.

Rien n’oblige une entreprise à publier le visage de ses salariés. Tout l’oblige à leur laisser le droit de dire non sans que cela se voie.

Transposé à une séance de portraits, cela donne une méthode très concrète. Annoncer la séance suffisamment tôt, en expliquant les usages. Prévoir un moyen discret de se retirer, un mot au référent plutôt qu’une main levée devant le plateau. Ne jamais traiter un refus comme un incident. Et laisser chacun choisir son image parmi plusieurs, parce qu’une personne qui a validé son portrait ne le regrette pas six mois plus tard.

Cette précaution vaut à tous les étages. Pour un comité de direction, dont les images partent dans la presse et les rapports annuels, l’enjeu est encore plus net : j’en détaille les exigences dans l’article sur le portrait de dirigeant.

Portrait corporate d'un homme en costume sombre assis, regard calme vers l'objectif, image validée par la personne photographiée

Et si quelqu’un refuse, la page est-elle gâchée ?

C’est la crainte qui pousse certaines directions à forcer un peu. Elle ne résiste pas à l’examen.

Une page équipe tient debout sans visage complet, à condition que l’absence soit traitée et non subie. Un bloc aux initiales, une pastille de couleur reprise de la charte, un même aplat pour tous ceux qui déclinent : l’ensemble garde son rythme, et le regard ne s’arrête pas sur un trou. Ce qui abîme une page équipe, c’est le cadre vide à côté de douze portraits soignés, ou la photographie de vacances recadrée en vitesse pour boucher le vide.

Il existe aussi des mises en scène qui contournent élégamment la difficulté. Une vue de l’atelier où l’équipe travaille, un plan large de bureau, un geste de métier cadré sur les mains : ces images parlent de l’entreprise sans exposer un visage identifiable. La série réalisée dans les bureaux parisiens de Teemo relève de l’autre logique, celle de la cohérence d’un collaborateur à l’autre, et les deux registres se complètent très bien sur un même site.

Une dernière idée reçue

Non, un salarié n’a pas à justifier son refus. Il n’a pas à expliquer qu’il se trouve mal sur les photos, qu’il traverse une période compliquée, ou qu’il préfère simplement garder son visage hors d’internet. Exiger un motif, c’est transformer un droit en négociation, et créer précisément le rapport de force que les lignes directrices européennes invitent à éviter.

Pas obligatoire, et pourtant très utile

Il serait absurde de conclure qu’un trombinoscope ne sert à rien parce qu’aucun texte ne l’impose. Dans une entreprise de deux cents personnes réparties sur trois sites, mettre un visage sur un nom accélère tout : une arrivée, une demande transverse, une réunion avec des gens qu’on n’a jamais croisés. Les organigrammes illustrés sont d’ailleurs la raison pour laquelle la CNIL a pris la peine de les mentionner.

L’homogénéité fait le reste du travail. Une même lumière, un même fond, un même cadrage d’une personne à l’autre : c’est ce qui distingue un annuaire d’une collection de photos disparates, et c’est aussi ce qui rend l’ensemble durable quand de nouveaux visages s’y ajoutent. J’installe pour cela un studio mobile directement dans les locaux, ce qui évite de faire traverser Paris à une équipe entière et garantit à chacun exactement la même image. La mécanique d’une journée de ce type est décrite dans l’article sur l’organisation d’une séance de trombinoscope, et le choix du décor dans celui consacré aux lieux de shooting corporate à Paris.

Reste la seule obligation qui compte vraiment, et elle est simple : savoir, pour chaque image publiée, qui a dit oui, à quoi, et jusqu’à quand.

Pas une obligation.
Une décision partagée.

Aucun texte ne réclame le visage de vos collaborateurs. Le registre que vous devez tenir se contente de leur état civil, et la CNIL qualifie la photographie de facultative pour les annuaires et les organigrammes.

Ce qui change tout, c’est la manière de demander. Des usages nommés un par un, un accord écrit qui les distingue, un refus possible sans explication ni conséquence, et une décision prise d’avance sur le sort des images après un départ. À ce prix, un trombinoscope cesse d’être un sujet juridique pour redevenir ce qu’il devrait toujours être : la façon dont une entreprise regarde ceux qui la composent.

Un trombinoscope n’est obligatoire pour personne. C’est précisément pour cela qu’il mérite d’être bien fait.